Pedoman Umum Penggudangan Logistik dalam Perencanaan Produksi (PPIC)

Pengertian dan Pedoman Umum Penggudangan Logistik dalam Perencanaan Produksi (PPIC)

Pengertian Pergudangan :

Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan pemusnahan serta pelaporan logistik dan peralatan logistic agar kualitas dan kuantitas tetap terjamin.

Dari pengertian penggudangan ini dapat digaris bawahi bahwa kegiatan penggudangan tidak sekedar kegiatan memasukkan barang dalam ruang penyimpanan (gudang), tetapi lebih dari itu, dalam kegiatan penggudangan penting dilakukan perencanaan, pengorganisasian, serta pengendalian logistic baik secara teknis maupun administrative sehingga kegiatan tersebut dapat menjamin dan menjaga kelangsungan dan kesinambungan setiap aktivitas dalam setiap unit kerja di dalam suatu organisasi.

Merujuk beberapa kegiatan penggudangan dan tujuan penggudangan tersebut, ada beberapa pedoman umum untuk melakukan kegiatan penggudangan, yakni :

1.    Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran logistic.
2.    Menjaga ketertiban administrasi penggudangan, baik untuk menjamin keamanan barang maupun menyediakan piranti pertanggungjawaban pengelolaan penggudangan.
3.    Melakukan penyimpanan logistic secara tepat sehingga logistic yang ada mudah dicek, ditemukan dan diambil.
4.    Melakukan pengaturan barang secara tepat sehingga mampu menjamin kemanan dan keselamatan barang, petugas gudang maupun pihak-pihak yang berkepentingan.
5.    Melakukan perawatan barang dengan baik sehingga barang dalam gudang tidak sekedar sebagai barang persediaan, tetapi juga barang yang siap pakai (ready for use).
Agar pedoman ini dapat diimplementasikan dengan baik, perlu adanya rancangan dan implementasi system kerja penggudangan logistic yang jelas dan tepat dalam setiap organisasi.

Mekanisme Pergudangan

Mekanisme pergudangan meliputi proses sebagai berikut:

1.Penerimaaan
Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan
peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini
dilakukan:
a    Pendataan jumlah dan mutu logistik dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku/layak untuk diberikan kepada korban bencana.
b    Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan oleh petugas yang bersangkutan.

2.Penyimpanan
Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan
peralatan di gudang dengan cara menempatkan logistik dan peralatan yang diterima:

a. Penempatan sesuai dengan denah.
b. Aman dari pencurian.
c. Aman dari gangguan fisik.
d. Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologi yang dapat merusak kualitas dan kuantitas.
e. Aman dari kebakaran.
f. Penataan sesuai dengan standar pergudangan.

3. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana secara efektif dan efisien dan akuntabel, melalui prinsip:

a.  5R = Ringkas, Rapih, Resik (bersih), Rawat, Rajin (secara terus menerus).
b.  First In First Out (FIFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama masuk adalah yang pertama harus keluar.
c. First Expired Date First Out (FEFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama kadaluwarsa harus yang pertama keluar untuk didistribusikan. Dalam penyusunan logistik dan peralatan yang punya masa kedaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab logistik dan peralatan yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal.
d. Logistik dan peralatan disusun di atas pallet secara rapih dan teratur, sesuai dengan ketentuan.

4.Pendistribusian
Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan penyaluran logistik dan peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu proses serah terima yang dapat dipertanggung jawabkan, disertai dengan bukti serah terima. Hal ini dilakukan berdasarkan permintaan sesuai dengan kebutuhan penanggulangan bencana.

5.Pengendalian
Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan
masuk keluarnya logistik dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan dan penempatan dapat diketahui secara cepat, tepat dan akurat serta akuntabel. Pengendalian dilaksanakan dengan menggunakan formulir dala lampiran.


6.Penghapusan
a. Penghapusan merupakan rangkaian kegiatan pemusnahan logistik dan
peralatan dalam rangka pembebasan barang milik/kekayaan negara dari
tanggung jawab berdasarkan peraturan perundangan-undangan yang berlaku.

b. Tujuan penghapusan adalah sebagai berikut :

1)    Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban administrasi petugas terhadap logistik dan peralatan yang dikelola, yang sudah ditetapkan untuk dihapuskan/ dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2)    Menghindari pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan dan lain-lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara.
3)    Menjaga keselamatan agar terhindar dari pencemaran lingkungan.

c. Kegiatan Penghapusan adalah sebagai berikut :

1)    Membuat daftar logistik dan peralatan yang akan dihapuskan beserta alasan-alasannya.
2)    Pisahkan logistik dan peralatan yang kadaluwarsa/ rusak pada tempat tertentu sampai pelaksanaan pemusnahan.
3)    Melaporkan kepada atasan mengenai logistik dan peralatan yang akan dihapuskan.
4)    Membentuk panitia pencelaan dan penghapusan logistik dan peralatan melalui Surat Keputusan dari pejabat yang berwenang.
5)    Membuat berita acara hasil pencelaan dan penghapusan logistik
dan peralatan yang akan dihapuskan.
6)    Melaporkan hasil pencelaan dan penghapusan kepada pejabat yang berwenang.
7)    Melaksanakan penghapusan dan pemusnahan setelah ada keputusan dari pejabat yang berwenang.

Macam - Macam Gudang/Pergudangan

Dilihat dari bentuk fisiknya gudang dibedakan menjadi :

a    Gudang tertutup
Gudang yang letaknya dalam sebuah bangunan tertutup, tidak bergerak, tidak untuk lalu lintas barang dan digunakan untuk menyimpanan barang.
b    Gudang terbuka
•    Gudang terbuka tidak diolah
Berupa suatu lapangan terbuka yang permukaanya hanya diratakan tanpa diperkeras.
•    Gudang terbuka diolah
Berupa lapangan terbuka yang sudah diratakan dan diperkeras yang diperuntukkanbagi logistic yang tidak cepat terpengaruh oleh cuaca.
c    Gudang semi tertutup
Banguanan yang beratap tanpa dinding-dinding ujung yang lengkap, dan diperuntukkan untuk menyimpan logistic yang memerlukan pertukaran udara maksimum serta tidak memerlukan perlindungan lengkap tanpa udara.

Selain dilihat dari bentuk fisik bangunan, juga bisa dibedakan berdasarkan fungsinya. Misalnya gudang operasional, gudang perlengkapan, gudang pemberangkatan dan gudang musiman. Secara lebih spesifik, gudang dapat dibedakan atas dasar barang-barang yang disimpan di dalamnya. Berdasarkan pembedaaan ini dapat kita kenal adanya gudang alat tulis, alat medis, BBM, tenun, alat rumah tangga, teknik maupun gudang rosokan.

2.4 Tata Ruang Gudang

Perencanaan Tata Ruang Gudang merupakan kegiatan pemikiran dan penetapan segmen-segmen ruangan di dalam gudang serta pengaturan logistik di dalam ruang tersebut. Sehubungan dengan hal ini, ada beberapa asas tata ruanng gudang yang harus diperhatikan, dan beberapa asas tata ruang gudang tersebut adalah sebagai berikut.

1.    Asas Jarak Terpendek
Ruangan seyogyanya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehinggan pelaksanaan kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak yang sependek mungkin.
2.    Asas mengalirnya Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang teratur dari satu tempat ke tempat yang lain dengan berurutan, aik dengan metode FIFO (First In First Out) yaitu pengaturan barang yang lebih dahulu masuk gudang, harus dikeluarkan pada urutan pertama pula atau metode LIFO (Last In Fisrt Out) yakni pengaturan barang yang terakhir masuk dalam gudang tetapi pertama kali dikeluarkan dari gudang.
3.    Asas Memudahkan Pengawasan
Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas pelaksanaan pengaturan barang.
4.    Asas Fleksibelitas Ruangan
Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila ada gangguan ruangan akan mudah disesuaikan dengan kebutuhan.
5.    Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar
Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering dipakai seyogyanya diletakkan di tempat yang langsung berhubungan dengan pihak luar.

2.5 Denah, Sarana dan Kemanan Gudang

2.5.1. Denah gudang

Untuk memudahkan dalam penerimaan, penyimpanan, penyusunan, pemeliharaan, pencarian, pendistribusian dan pengawasan logistik dan peralatan, maka diperlukan pengaturan tata letak ruang gudang dengan baik. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang tata letak gudang adalah sebagai berikut:
1)    Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika diperlukan. Perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.
2)    Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran logistik dan peralatan, tata letak ruang gudang perlu memiliki lorong dapat ditata berdasarkan sistem:
a. Arus garis lurus
b. Arus huruf U
c. Arus huruf L
3)    Pengaturan sirkulasi udara: salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan, termasuk pengaturan kelembaban udara dan pengaturan pencahayaan.
4)    Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara, perlindungan terhadap banjir, serangan hama, kelembaban dan efisiensi penanganan.
5)    Penyimpanan khusus
    Obat, VaksinØ dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari pendingin khusus (cold chain) dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.
     Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah dari gudang induk.
     Peralatan besar/ alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup untuk penyimpanan dan pemeliharaannya.

2.5.2. Sarana Gudang 

 Penyediaan peralatan sarana dalam mendukung manajemen pergudangan yang baik, bertujuan untuk mendukung kelancaran penerimaan dan pengeluaran barang sehingga setiap saat mudah dimobilisasi dan didistribusikan bila terjadi bencana. Adapun sarana yang sebaiknya tersedia adalah sebagai berikut:
1.    Gedung/bangunan gudang
2.    Pembangkit Listrik atau lainnya
3.    Alat angkutan/transportasi: kendaraan roda dua, roda empat, forklift dan lainnya
4.    Alat dokumentasi administrasi: komputer dan printer, brankas, lemari arsip dan lainnya
5.    Alat komunikasi: telepon, facsimile dan lainnya.
6.    Alat pengatur suhu : termometer, exhaus van
7.    Sarana Administrasi Logistik dan Peralatan:
a.    Buku Induk
b.    Kartu Stok
c.    Buku Harian Penerimaan Barang
d.    Buku Harian Pengeluaran Barang
e.    Surat bukti barang masuk (SBBM)
f.    Surat bukti barang keluar (SBBK)
g.    Alat tulis kantor (ATK)
h.    Petugas pengelola

2.5.3. Keamanan gudang

Untuk menjaga keamanan dan keselamatan logistik dan peralatan di gudang perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Lokasi Pergudangan diupayakan secara historis aman dari bencana (misalnya aman dari gempa, banjir, tanah longsor).
2. Pencegahan Kebakaran
a. Dihindari penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar.
b. Dipasang alat alarm kebakaran.
c. Alat pemadam kebakaran harus diletakkan pada tempat yang mudah
dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Contoh: tersedianya bak
pasir, tabung pemadam kebakaran, hidran, karung goni, galah
berpengait besi.
3. Keamanan Gudang
a. Dipagar keliling
b. Alat pemantau keamanan seperti : alarm atau kamera CCTV
c. Petugas keamanan

Tweet