Administrasi dalam Pergudangan

Administrasi dalam Pergudangan

Untuk menjaga keamanan logistik dan kelangsungan kerja organisasi maka dalam kegiatan penggudangan logistik penting dilakukan administrasi penggudangan secara tertib dan benar. Hal ini disebabkan administrasi penggudangan dapat dijadikan instrumen pengawasan dan pengendalian di dalam penglolaan penggudangan di setiap organisasi.

Dengan adanya sistem administrasi penggudangan yang benar, keberadaan logistik setiap saat dapat dicek, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti-bukti pemasukan dan pengeluaran logistik, jumlah persediaan, maupun nilai logistik yang ada di gudang.
Dengan demikian, adanya pengelolaan administrasi penggudangan yang baik dalam setiap organisasi akan dapat mengurangi, bahkan bahkan dapat menghapus bentuk penyelewengan penglolaan logistik ataupun hilangnya logistik.
Disamping itu, dengan adanya pengelolaan admintrasi penggudangan yang benar dalam setiap organisasi akan mendukung ketepatan dalam melakukan perencanaan dan pelaksanaan pengadaan logistik. Hal ini disebabkan dapat dipentaunya tingkat pemakaian logistik tertentu dan jumlah persediaan yang ada.

Bagi petugas gudang, administrasi penggudangan juga dapat digunakan sebagai alat pertangjawaban dalam pengelolaan penggudangan yang dibebankan kepadanya. Sehubungan dengan administrasi penggudangan logistik tersebut, yang penting dalam kegiatan penggudangan harus ada Buku Penerimaan Gudang, Buku Pengeluaran Gudang, Kartu Persediaan/Stock, Bon permintaan Barang, dan Surat Penyerahan Barang. Masing-masing buku tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut.

1.    Buku penerimaan Gudang

Buku penerimaan Gudang merupakan buku yang terdiri dari lembaran-lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan penerimaan logistik yang meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal penerimaan, jumlah, nilai logistik yang meliputi harga per satuan dan jumlah total, dan asal barang.
Setiap tejadi pemasukan logistik ke dalam gudang harus segera dilakukan pencatatan pemasukan logistik ke dalam Buku Penerimaan Gudang, disamping harus pula melakukan pengisian pemasukan pada Kartu persediaan Barang (Kartu Stok) sehingga pentingnya dapat diketahui jumlah persediaan logistik jemin dan spesifikasi logistik tertentu.
Disamping itu, setiap terjadi pencatatan pemasukan logistik ke dalam Buku Penerimaan Gudang harus diikuti bukti-bukti penerimaan barang (antara lain berupa nota, faktur, kwitansi, atau bukti yang lain, misalnya Surat penyerahan Barang dari Unit Pembelian). Setiap bukti pemasukan logistik harus dibubuhi nomor(sebagai nomor kode bukti masuk) sesuai urutan kronologis, yang kemudian nomor kode bukti masuk ini dituliskan pada kolom nomor kode bukti masuk dalam Buku penerimaan Gudang maupun Kartu Persediaan. penggunaan nomor kode bukti masuk ini dimasukkan untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan logistik.

2.    Buku Pengeluaran Gudang

Buku pengeluaran Gudang merupakan buku yang terdiri atas lembaran-lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan pengeluaran logistik yang meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal pengeluaran, jumlah pengeluaran logistik, dan penerima logistik.
Setiap terjadi pengeluaran logistik dari gudang harus segera dilakukan pencatatan pengeluaran logistik ke dalam buku pengeluaran gudang, disamping harus pula melakukan pengisian pengeluaran pada kartu barang sehingga nantinya dapat diketahui jumlah persediaan logistik jenis logistik tertentu.
Buku pengeluaran gudang harus diikuti bukti-bukti pengeluaran barang yang dapat berupa surat atau bon gudang. Disamping itu setiap bukti pengeluaran logistik harus dihubungi nomor (sebagai nomor kode bukti keluar) sesuai urutan kronologis, yang kemudian nomor kode bukti keluar ini dituliskan pada kolom nomor kode bukti keluar dalam buku pengeluaran gudang maupun kartu persediaan. Penggunaan nomor kode bukti keluar ini dimasudkan untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan logistik.

3.    Kartu Persediaan/stock

Kartu persediaan barang merupakan formulir/lembaran untuk mencatat perubahan-perubahan jumlah persediaan logistik karena adanya pemasukan dan pengeluaran logistik. Adapun informasi yang harus tertuang dan tertulis dalam kartu persediaan logistik. meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal pemasukan/pengeluaran logistik, kode nomor surat bukti pemasukan/pengeluaran, asal/tujuan logistik, jumlah pemasukan/pengeluaran, dan jumlah sisa (persediaan logistik).
Dalam kegiatan pengelolaan administrasi penggudangan, kartu persediaan barang dalam bentuk kartu barang ini dibuat rangkap dua, satu untuk arsip dan yang satu untuk kartu gantung(kartu yang digantungkan pada kelompok jenis barang tertentu di mana barang tersebut ditempatkan/disimpan sehingga hal ini akan mempermudah dalam pengecekan logistik, terutama pengecekan terhadap jumlah persediaan logistik.

4.    Bon Permintaan Barang

Bon permintaan barang merupakan lembaran/formulis permintaan logistik dari setiap unit kerja dalam organisasi berkaitan dengan jenis spesifikasi logistik serta jumlah logistik yang ditujukan kepada bagian gudang. Bon permintaan barang sering pula disebut dengan beberapa istilah, antara lain surat permintaan pengadaan barang, surat permintaan pembelian, bon gudang ataupun dengan istilah yang lain.

5.    Surat penyerahan barang

Surat penyerahan barang atau sering pula disebut bon pengeluaran barang merupakan surat bukti pengeluaran/penyerahan barang dengan jenis dan spesifikasi tertentu serta jumlah tertentu oleh bagian gudang kepada unit kerja tertentu pada waktu tertentu. penyerahan barang kepada unit kerja bisa dilakukan apabila telah dievaluasi oleh beberapa pihak yang berkewajiban dan berhak mengambil keputusan untuk bisa atau tidaknya barang tersebut untuk diberikan/diserahkan kepada unit kerja tertentu dengan mempertimbangkan berbagai kepentingan. 

Sehubungan dengan hal itu, surat penyerahan barang baru dinyatakan  sah apabila ditandai oleh: (1) yang menyetujui, (2), yang menyerahkan, dan (3) yang menerima barang.
Sebagaimana telah dijelaskan pada bahasan mengenai siklus pembelian, sering kali lembar/formulir permintaan barang. Hal ini dilakukan untuk mendukung efisiensi kerja, terutama bagi unit penyalur atau unit gudang. Dengan demikian, apabila suatu organisasi menerapkan cara ini, formulir penyerahan barang tidak dibuat secara khusus.

Monitoring dan Evaluasi Gudang

Dalam rangka pengendalian persediaan logistik dan peralatan yang dibutuhkan disaat terjadi bencana perlu dilakukan pembinaan pengelolaan dan penggunaan logistik dan peralatan secara berkesinambungan, melalui Pemantauan, Supervisi dan Evaluasi.

a.    Pemantauan

Yaitu melakukan pengamatan berkala terhadap pelaksanaan pengelolaan dan penggunaan logistik dan peralatan untuk melihat keberhasilan pelaksanaan kegiatan dalam pencapaian tujuan yang ditetapkan.

b.    Supervisi

Yaitu melakukan pengamatan sekaligus bimbingan untuk perbaikan serta peningkatan pelaksanaan pengelolaan logistik dan peralatan. Supervisi pengelolaan logistik dan peralatan merupakan upaya untuk meningkatkan produktifitas sumber daya manusia agar misi, kebijaksanaan, tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan dapat dicapai secara optimal untuk memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan kegiatan pengelolaan logistic dan peralatan serta pergudangan. 

c.    Evaluasi 

Yaitu serangkaian prosedur untuk menilai suatu program, kegiatan untuk memperoleh informasi tentang keberhasilan pencapaian tujuan, aktifitas, hasil dan dampak serta biayanya yang dilakukan dengan membandingkan antara kenyataan dengan standar atau yang diharapkan.

Tweet