Fungsi dan Pengendalian Inventory Dalam Industri Manufacture

PPIC-Fungsi dan Pengendalian Inventory Dalam Perencanaan Produksi dan Industri Manufacture

Inventory adalah idle resources (sumberdaya mengganggur) yang menunggu proses lebih lanjut. Yang dimaksud proses lebih lanjut tersebut misalnya adalah kegiatan produksi pada sistem manufaktur.

Telah diketahui bahwa mengelola inventory dengan baik sangat penting. Pada satu sisi, sebuah perusahaan dapat mengurangi biaya dengan mengurangi inventory. Pada sisi lain, produksi dapat terhenti, dan customer menjadi tidak puas ketika pesanannya tidak tersedia. Oleh karena itu, perusahaan harus dapat mengatur keseimbangan antara investasi inventory dan customer service. Strategi biaya rendah tidak akan dapat dicapai tanpa manajemen inventory yang baik.

Pada kasus produk fisik, organisasi harus menentukan apakah akan memproduksi barang-barang atau hanya membeli. Setelah keputusan ini dibuat, langkah berikutnya adalah meramalkan demand, seperti yang telah dibahas. Kemudian perlu ditentukan inventory yang diperlukan untuk memenuhi demand tersebut. Dua permasalahan pokok inventory: berapa banyak order dan kapan waktu ordering dilakukan.

Beberapa fungsi inventory adalah 

1.  Untuk melakukan "decouple" atau memisahkan beragam bagian proses produksi. è Contoh - jika inventory sebuah perusahaan berfluktuasi, maka mungkin diperlukan inventory tambahan untuk melakukan decouple proses produksi dari para pemasok.

2. Untuk melakukan decouple perusahaan dari fluktuasi demand dan menyediakan inventory barang-barang yang memberikan pilihan bagi customer. è Conoth - umumnya terjadi industri distribusi / retail.

3.      Untuk mengambil keuntungan quantity discount, sebab pembelian dalam jumlah lebih besar dapat mengurangi biaya produksi atau pengiriman barang.

4.      Untuk menjaga pengaruh inflasi dan naiknya price.

Jenis-Jenis Inventory

Untuk mengakomodasi fungsi inventory, perusahaan memiliki beberapa jenis inventory:

·         Raw material inventory (bahan baku) merupakan input awal dari proses transformasi menjadi bentuk jadi. Raw material inventory dibeli tetapi tidak diproses. Inventory ini dapat digunakan untuk decouple (yaitu, memisahkan) para pemasok dari proses produksi. Bagaimanapun, pendekatan yang lebih disukai adalah menghapuskan keragaman kualitas, quantity atau waktu pengiriman pemasok sedemikian rupa sehingga pemisahan tidak lagi diperlukan.

·         Work-in-process (WIP) inventory (barang setengah jadi) yang merupakan bentuk peralihan antara bahan baku dengan produk setengah jadi. Work-in-process (WIP) inventory (WIP) adalah bahan baku atau komponen yang sudah mengalami beberapa perubahan tetapi belum selesai. Adanya WIP disebabkan oleh waktu yang dibutuhkan untuk membuat sebuah produk (yang disebut cycle time [siklus waktu]). Mengurangi siklus waktu berarti mengurangi inventory. Seringkali tugas ini mudah: Selama sebagian besar waktu sebuah produk “sedang dibuat” pada kenyatannya, produk tersebut tidak mengalami proses apapun. Waktu pekerjaan yang sebenarnya atau waktu "run" hanyalah sebagian kecil dari waktu aliran material, mungkin hanya 5%.

·         Maintenance / repair / operating (MRO) inventory (pemeliharaan / perbaikan / operasi) . MRO adalah inventory yang diperuntukkan bagi pasokan pemeliharaan, perbaikan, dan operasi yang diperlukan untuk menjaga agar permesinan dan proses produksi tetap produktif. MRO tetap ada karena kebutuhan dan waktu pemeliharaan dan perbaikan beberapa peralatan tidak diketahui. Walaupun demand inventory MRO sering merupakan sebuah fungsi jadwal pemeliharaan, demand MRO lain yang tidak dijadwalkan harus diantisipasi.

·         finished goods inventory (barang jadi) yang merupakan hasil akhir proses transformasi yang siap dipasarkan kepada konsumen. Finished goods inventory adalah produk yang sudah selesai dan menunggu pengiriman. Barang jadi mungkin disimpan karena demand customer di masa masa depan tidak diketahui. 

Inventory pada Sistem Manufaktur

Masalah inventory pada sistem manufaktur lebih rumit bila dibandingkan dengan masalah pada sistem non manufaktur. Pada sistem manufaktur, ada hubungan langsung antara tingkat inventory, jadwal produksi, dan demand konsumen. Oleh karena itu, perencanaan dan pengendalian persediaannya harus terintegrasi dengan peramalan demand, jadwal induk produksi, dan pengendalian produksi. Selain kondisi di atas, sistem manufaktur mempunyai beberapa bentuk inventory, yaitu raw material inventory, barang setengah jadi dan barang jadi.

Masalah utama raw material inventory adalah menentukan berapa jumlah ordering yang ekonomis (Economic Order Quantity) yang akan menjawab persoalan berapa jumlah bahan baku dan kapan bahan baku itu dipesan sehingga dapat meminimasi ordering cost dan holding cost.

Termasuk pengembangan masalah dalam inventory adalah raw material inventory berupa komponen tertentu yang diproduksi secara massal dan dapat dipakai sendiri sebagai sub-komponen suatu produk jadi oleh suatu perusahaan. Dalam hal tersebut, komponen harus dibuat lebih dahulu dengan  kecepatan produksi yang tetap, kemudian digunakan dalam proses produksi lebih lanjut. Laju pemakaian komponen itu diasumsikan lebih rendah dari laju kecepatan produksi komponen sehingga menghasilkan keputusan berapa jumlah lot yang harus diproduksi sehingga meminimasi biaya total inventory dan biaya produksi. Model tersebut dikenal dengan sebutan model Economic Production Quantity (EPQ) atau Production Order Quantity (POQ) atau Economic Lot Size (ELS).

Work-in-process (WIP) inventory merupakan pengaman antara 2 proses. Jika produk akhir diproduksi melalui suatu lintasan produksi, maka cadangan pengaman merupakan tindakan berjaga-jaga terhadap kerusakan suatu mesin dalam lintasan tersebut.

pengeluaran dan kerugian yang timbul sebagai akibat adanya inventory. Biaya sistem inventory terdiri atas biaya pembelian, ordering cost, holding cost dan biaya kekurangan inventory. Berikut tersebut akan diuraikan masing-masing komponen biaya tersebut.

Purchasing Cost = c (Biaya Pembelian)

Biaya pembelian adalah biaya yang dikeluarkan untuk membeli barang. Besarnya biaya pembelian tersebut bergantung kepada jumlah barang yang dibeli dan price satuan barang. Biaya pembelian menjadi faktor penting ketika price barang yang dibeli bergantung kepada ukuran pembelian. Situasi tersebut akan diistilahkan sebagai quantity discount atau price break di mana price barang per unit akan turun bila jumlah barang yang dibeli meningkat. Dalam kebanyakan teori inventory, komponen biaya pembelian tidak dimasukkan kedalam total biaya sistem inventory karena diasumsikan bahwa price barang per unit tidak dipengaruhi oleh jumlah barang yang dibeli sehingga komponen biaya pembelian untuk periode waktu tertentu (misalnya satu tahun) konstan dan hal tersebut tidak akan mempengaruhi jawaban optimal tentang berapa banyak barang yang harus dipesan.

Procurement Cost (Biaya Pengadaan)

Biaya pengadaan dibedakan atas 2 jenis sesuai asal-usul barang, yaitu ordering cost (biaya pemesanan) bila barang yang diperlukan diperoleh dari supplier (pihak luar) dan setup cost (biaya pembuatan) bila barang diperoleh dengan memproduksi sendiri.

·         Ordering cost = S (Biaya Pemesanan)

Ordering cost adalah semua pengeluaran yang timbul untuk mendatangkan barang dari luar. Biaya tersebut meliputi biaya untuk menentukan pemasok (supplier), pengetikan order, pengiriman order, biaya pengangkutan, biaya penerimaan dan seterusnya. Biaya tersebut diasumsikan konstan untuk setiap kali pesan.

·         Setup cost = S (Biaya Pembuatan)

Biaya pembuatan adalah semua pengeluaran yang timbul dalam mempersiapkan produksi suatu barang. Biaya tersebut timbul di dalam pabrik yang meliputi biaya menyusun peralatan produksi, menyetel mesin, mempersiapkan gambar kerja dan seterusnya.

Karena kedua biaya tersebut mempunyai peran yang sama, yaitu pengadaan barang, maka kedua biaya tersebut disebut sebagai biaya pengadaan (procurement cost).

Holding cost / Carrying Cost = H (Biaya Penyimpanan)

Holding cost adalah semua pengeluaran yang timbul akibat menyimpan barang. Biaya tersebut meliputi :

·         Capital Cost (Biaya Memiliki Inventory / biaya modal)

Penumpukan barang digudang berarti penumpukan modal, di mana modal perusahaan mempunyai biaya (expense) yang dapat diukur dengan suku bunga bank. Oleh karena itu, biaya yang ditimbulkan karena memiliki inventory harus diperhitungkan dalam biaya sistem inventory. Biaya memiliki inventory diukur sebagai persentase nilai inventory untuk periode waktu tertentu.

·         Warehouse Cost (Biaya Gudang)

Barang yang disimpan memerlukan tempat penyimpanan sehingga timbul biaya gudang. Bila gudang dan peralatannya disewa, maka biaya gudangnya merupakan biaya sewa sedangkan bila perusahaan mempunyai gudang sendiri maka biaya gudang merupakan biaya depresiasi.

·         Pilfirage and Shrinkage Costs (Biaya Kehilangan/Kerusakan dan Penyusutan)

Barang yang disimpan dapat mengalami kerusakan dan penyusutan karena beratnya berkurang ataupun jumlahnya berkurang karena hilang. Biaya kerusakan dan penyusutan biasanya diukur dari pengalaman sesuai dengan presentasenya.

·         Obsolescence Cost (Biaya Kadaluwarsa)

Barang yang disimpan dapat mengalami penurunan nilai karena perubahan teknologi dan model. è Contoh - barang-barang elektronik. Biaya kadaluwarsa biasanya diukur dengan besarnya penurunan nilai jual dari barang tersebut.

·         Insurance Cost (Biaya Asuransi)

Barang yang disimpan diasuransikan untuk menjaga dari hal-hal yang tidak diinginkan. è Contoh - kebakaran. Biaya asuransi bergantung pada jenis barang yang diasuransikan dan perjanjian dengan perusahaan asuransi.

·         Administration and Moving Costs (Biaya Administrasi dan Pemindahan)

Biaya tersebut dikeluarkan untuk mengadministrasikan inventory barang yang ada, baik pada saat ordering, penerimaan barang, dan penyimpanannya termasuk biaya memindahkan barang dari, ke, dan di dalam tempat penyimpanan, upah buruh, dan biaya peralatan handling.

Dalam manajemen inventory, terutama yang berhubungan dengan masalah kuantitatif, biaya simpan per unit diasumsikan linier terhadap jumlah barang yang disimpan (è contoh - USD/unit/tahun).

·          Shortage Cost (Biaya Kekurangan Inventory)

Bila perusahaan kehabisan barang pada saat ada demand, maka akan terjadi keadaan kekurangan inventory. Keadaan tersebut akan menimbulkan kerugian karena proses produksi akan terganggu dan kehilangan kesempatan mendapat keuntungan atau kehilangan konsumen customer karena kecewa sehingga beralih ke tempat lain. Biaya kekurangan inventory dapat diukur dari:

·         Quantity yang tidak dapat dipenuhi

Biasanya diukur dari keuntungan yang hilang karena tidak dapat memenuhi demand atau dari kerugian akibat terhentinya proses produksi. Kondisi tersebut diistilahkan sebagai biaya penalty (p) atau hukuman kerugian bagi perusahaan dengan satuan. è Contoh - USD/unit.

·         Waktu pemenuhan

Lamanya gudang kosong berarti lamanya proses produksi terhenti atau lamanya perusahaan tidak mendapatkan keuntungan, sehingga waktu menganggur tersebut dapat diartikan sebagai uang yang hilang. Biaya waktu pemenuhan diukur berdasarkan waktu yang diperlukan untuk memenuhi gudang dengan satuan misalnya. è Contoh - USD/satuan waktu.

·         Biaya pengadaan darurat

Supaya konsumen tidak kecewa maka dapat dilakukan pengadaan darurat yang biasanya menimbulkan biaya yang lebih besar dari pengadaan normal. Kelebihan biaya dibandingkan pengadaan normal tersebut dapat dijadikan ukuran untuk menentukan biaya kekurangan inventory dengan satuan. è Contoh  - USD/setiap kali kekurangan.

Kadang-kadang biaya tersebut disebut juga biaya kesempatan (opportunity cost).

Ada perbedaan pengertian antara biaya inventory actual yang dihitung secara akuntansi dengan biaya inventory yang digunakan dalam menentukan kebijakan inventory. Biaya inventory yang diperhitungkan dalam penentuan kebijakan inventory hanyalah biaya-biaya yang bersifat variabel (incremental cost), sedangkan biaya yang bersifat fixed seperti biaya pembelian tidak akan mempengaruhi hasil optimal yang diperoleh sehingga tidak perlu diperhitungkan.

Komponen pada Sistem Inventory

Akan diuji dua komponen sistem inventory: (1) bagaimana inventory dapat digolongkan (yang disebut analisis ABC) dan (2) seberapa akurat catatan inventory dapat dipertahankan. Kemudian akan diperlihatkan pengendalian inventory pada sektor jasa.

Analisis ABC

Analisis ABC membagi inventory yang dimiliki ke dalam tiga golongan berdasarkan pada volume dollar tahunan. Analisis ABC adalah sebuah aplikasi inventory dari Prinsip Pareto. Prinsip Pareto menyatakan terdapat "sedikit hal yang penting dan banyak hal yang sepele.” Gagasannya adalah menetapkan kebijakan inventory yang memusatkan sumberdaya pada komponen inventory penting yang sedikit dan bukan pada yang banyak tapi sepele. Tidaklah realistis untuk memonitor inventory yang murah dengan intensitas yang sama sebagaimana dengan inventory yang sangat mahal.

Metoda Pengendalian Inventory

Dalam mencari jawaban atas permasalahan umum dalam pengendalian inventory seperti yang diuraikan sebelumnya, secara kronologis metoda pengendalian inventory yang ada dapat diidentifikasikan sebagai berikut:

·         Metode pengendalian tradisional

·         Metode perencanaan kebutuhan material (MRP)

·         Metode kanban

Metode Pengendalian tradisional menggunakan matematika dan statistik sebagai alat bantu utama dalam memecahkan masalah kuantitatif dalam sistem inventory. Pada dasarnya, metode tersebut berusaha mencari jawaban optimal dalam menentukan:

·         Jumlah ukuran ordering ekonomis (EOQ)

·         Titik ordering kembali (Reorder point)

·         Jumlah cadangan pengaman (safety stock) yang diperlukan

Metode tersebut sering juga disebut metode pengendalian tradisional karena memberi dasar lahirnya metode baru yang lebih modern seperti MRP di Amerika dan Kanban di Jepang.

Metode pengendalian inventory secara statistik biasanya digunakan untuk mengendalikan barang yang demandnya bersifat bebas (dependent) dan dikelola secara saling tidak bergantung. Yang dimaksud demand bebas adalah demand yang hanya dipengaruhi mekanisme pasar sehingga bebas dari fungsi operasi produksi. Sebagai contoh adalah demand untuk barang jadi dan suku cadang pengganti (spare part).

Ditinjau dari sejarah perkembangannya, metode tersebut secara formal diperkenalkan oleh Wilson (1929) dengan mencoba mencari jawaban 2 pertanyaan dasar, yaitu :

·         Berapa jumlah barang yang harus dipesan untuk setiap kali ordering ?

·         Kapan saat ordering harus dilakukan ?

Pengembangan formula Wilson kemudian dilakukan pada keadaan yang lebih realistik, terutama untuk fenomena yang bersifat probablilistik. Hal tersebut kemudian memunculkan 2 metode dasar pengendalian inventory yang bersifat probabilistik, yaitu :

·         Metode P yang menganut aturan bahwa saat ordering bersifat reguler mengikuti suatu periode yang tetap (mingguan, bulanan, dan sebagainya), sedangkan quantity ordering akan berulang-ulang.

·         Metode Q, yang menganut aturan bahwa jumlah ukuran ordering (quantity ordering) selalu tetap untuk setiap kali ordering, sehingga waktu saat ordering dilakukan akan bervariasi.

Model Inventory

Sekarang akan diuji berbagai model inventory dan biaya-biaya yang berkaitan dengan model inventory.

Independent versus dependent demand

Model pengendalian inventory menggunakan asumsi bahwa demand untuk sebuah item mungkin dependent atau independent dengan demand item lain. è Contoh – Pada perusahaan industri peralatan rumahtangga, demand kulkas independent dengan demand pemanggang roti. Bagaimanapun, demand untuk komponen pemanggang roti dependent dengan kebutuhan pemanggang roti.

Model Inventory untuk Independent Demand

Terdapat beberapa model inventory yang menjawab dua pertanyaan penting: kapan akan dipesan dan berapa banyak yang dipesan.

·         Model economic order quantity, EOQ

·         Model economic production quantity, EPQ / production order quantity, POQ.

·         Model quantity discount.

Tweet